El Archivo General de la Nación (AGN) dio a conocer diversos lineamientos que tienen como objetivo mejorar la organización y funcionamiento de este organismo.
En el Diario Oficial de la Federación de este viernes, el AGC difundió los lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
Para ello, las dependencias y entidades promoverán el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos, apoyándose en el uso de las Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC) para mejorar la administración de sus archivos.
Si las dependencias y entidades cuenten con sistemas, herramientas informáticas, bases de datos o aplicaciones para la operación de sus procesos sustantivos o administrativos, deben reducir el uso de papel y lo sustituirán por documentos de archivo electrónicos, gestión electrónica y preservación digital de los mismos.
El sistema automatizado debe permitir el registro, actualización, almacenamiento y, cuando corresponda, el visualizar los documentos de archivo, seleccionar y asignar códigos de clasificación archivística, y establecer un control de acceso para realizar cambios en la clasificación archivística y la vigencia documental, entre otros.
En un segundo documento, el AGN estableció los criterios de organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, para que éstos sean preservados íntegros, disponibles y faciliten el ejercicio del derecho de acceso a la información.
Todo documento de archivo generado en el desarrollo de las funciones y atribuciones de las dependencias y entidades deberá estar vinculado con las series registradas en los instrumentos de control y consulta archivística, con el propósito de garantizar el acceso y la disponibilidad de la información
Los documentos electrónicos deberán ser clasificados en términos del cuadro general de clasificación archivística y administrados conforme a los valores y vigencias documentales establecidos en el catálogo de disposición documental.
Los nuevos lineamientos abrogan los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004…
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