La administración pública mexicana enfrentará un proceso complejo y de vital importancia

La administración pública mexicana enfrentará un proceso complejo y de vital importancia, como ocurre cada vez que se lleva a cabo un cambio de administración. Un acto que implica la transición de responsabilidades, recursos y documentación entre las administraciones saliente y entrante.

En ese contexto, los archivos juegan un papel crucial debido a que garantizan la continuidad y promueven la transparencia de la gestión gubernamental. Es en la Ley General de Archivos (LGA) donde se establecen las bases y los principios para su organización, conservación y administración homogénea en posesión de entidades públicas y privadas que manejan recursos públicos, a fin de promover que esos procesos de transición se lleven a cabo de manera ordenada y eficiente.

Al proporcionar la documentación necesaria para garantizar la continuidad administrativa, la transparencia y la rendición de cuentas, los archivos se convierten en parte medular de este proceso. Su correcta entrega contribuye a asegurar la transparencia de responsabilidades, recursos y documentación de la administración saliente a la entrante; su adecuada gestión permite que la información relevante esté disponible y organizada, lo que facilita la continuidad de las políticas públicas.

Es por ello que cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos, así como de operar su sistema institucional en la materia. Además, son las y los servidores públicos que concluyan su empleo, cargo o comisión quienes deben garantizar, de manera organizada y conforme a los instrumentos de control y consulta, la entrega de los archivos a quien los sustituya.

Por ello, en los procesos de entrega-recepción las personas servidoras públicas deben entregar los archivos bajo su custodia, lo que incluye los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental. En el caso de fusiones, extinciones o cambios de adscripción, se deben tomar las medidas necesarias para asegurar que todos los documentos de archivo y los instrumentos de control sean trasladados adecuadamente.

Una correcta gestión de los archivos contribuye a la eficiencia administrativa y a una eficaz gestión gubernamental. Al tener documentos bien organizados y accesibles, las administraciones pueden tomar decisiones informadas y rápidas, lo que mejora el funcionamiento del servicio público. La disponibilidad y accesibilidad a los archivos facilitan la rendición de cuentas y la transparencia, y permite que la sociedad pueda acceder a la información pública, con lo que se fortalece la confianza en las instituciones y en los procesos gubernamentales.

Los archivos son parte esencial en los procesos de entrega-recepción en la administración pública mexicana, especialmente durante los cambios de administración; llevar los procesos apegados al marco normativo resulta obligado. En caso de no cumplir con una entrega-recepción conforme a dicho marco, podrían configurarse infracciones en materia de archivos que harían acreedor de sanciones al servidor público involucrado.

Saber qué se entrega y qué se recibe es una obligación de quienes se encargarán de este proceso para prever posibles consecuencias jurídicas y minimizar la incertidumbre y ambigüedad sobre el futuro de los documentos de cada sujeto obligado.

Desde el INAI, continuaremos trabajando de la mano de la máxima autoridad en la materia en nuestro país, el Archivo General de la Nación, para promover y generar conciencia sobre el valor que tienen los archivos, así como su correcta administración y gestión como sustentos de la memoria histórica, pues estamos convencidos de que lo ocurrido en el ejercicio público debe quedar intacto para dar seguimiento a la construcción de una democracia sustantiva, centrada en el desarrollo de un gobierno transparente, acorde a las exigencias de rendición de cuentas de la sociedad.

Fuente: El Heraldo