Por Emilene Martínez Morales*
El pasado 9 de diciembre fue aprobada la Ley Federal de Archivos en la Cámara de Diputados. Esta Ley, como comentamos la semana pasada, es trascendente debido a que otorga plena autonomía de gestión y personalidad jurídica al Archivo General de la Nación (AGN) y marca un cambio en la manera en la que se conceptualizan los documentos gubernamentales. Éstos son definidos como bienes públicos, lo cual elimina la posibilidad de que pueda hacerse uso discrecional de ellos.
La ley indica que todo documento en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos y estará sujeto a un proceso que incluye registro de entrada y salida de correspondencia; clasificación archivística por funciones; transferencia y auditoría de archivos. Además, los sujetos obligados deberán elaborar instrumentos de control y consulta que les permitan organizar, administrar, conservar y localizar expeditamente sus archivos. Estas son buenas noticias para los usuarios de la Ley de Transparencia ya que el porcentaje de respuestas a solicitudes de acceso en las que se declara inexistencia de información es del 7%.
Otro punto importante que aborda la ley es la preservación de archivos electrónicos a largo plazo. Esto garantizará que los dispositivos en los que se almacena la información ahora puedan ser accedidos en el futuro. Los sujetos obligados deberán contar con un sistema de preservación en el largo plazo, el cual deberá cumplir las especificaciones que se emitan para este propósito.
En caso que una dependencia cambie de adscripción la ley señala que la autoridad correspondiente dispondrá de las medidas necesarias para que todos los documentos de archivo y los instrumentos de consulta y control archivístico sean trasladados a los nuevos archivos que les darán cabida. De tratarse de la liquidación o extinción de una entidad de la Administración Pública Federal, el liquidador deberá remitir al Archivo General de la Nación copia del inventario de la documentación que se resguardará.
En cuanto a los archivos presidenciales el Archivo General de la Nación los tendrá a su cargo. Al término de cada sexenio, la Presidencia de la República deberá efectuar las transferencias secundarias que conforme a su catálogo de disposición documental procedan. El Archivo General de la Nación emitirá los lineamientos mediante los cuales deberá efectuarse la transferencia. Esto evitará lagunas jurídicas como las que permitieron al ex presidente Fox digitalizar sus documentos presidenciales, con cargo al erario, y transferirlos a su acervo personal en el Centro Fox antes que el AGN contara con ellos.
El dictamen de la Comisión de Gobernación y el proyecto de Decreto que expide la Ley Federal de Archivos puede ser consultado dando click aquí.
¡Nos leemos la próxima semana!
*Coordinadora Nacional de México Infórmate. México Infórmate es una red ciudadana de activistas que trabajan temas de acceso a la información pública a nivel estatal y nacional.
Twitter: @emi202